Наша компания принимает заказы вплоть до распечатки Z отчета ( в 22:00 ). Если во время подготовки к закрытию к вам подходит клиент и просит, что-то распечатать мы всегда ему помогаем. Помните, сначала ты работаешь на репутацию, а потом репутация работает на тебя. Без хорошей репутации не бывает хорошей выручки.
Шаг 1
- За 40 минут до окончания работы точки проверяем все заказы в Умных цифрах. Те, что выполнены и выданы отправляем в Архив.
- Распечатываем промежуточный X отчет.
- Распечатываем полный журнал операций на аппарате эквайринга
Шаг 2
- Сверяем все операции из журнала операций с такими же пробитыми в УЦ по карте. Для удобства те операции которые мы нашли и там и там - вычеркиваем из журнала операций.
- Если все операции присутствуют и нет лишних ни в УЦ ни в полном журнале операций, тогда все отлично, если нет, то делаем следующее.
- Теперь необходимо проверить операции с наличными, как это делать читаем Учет наличных (закрытие смены) После того как суммы по наличным и оплатам по карте полностью сходятся, ждем окончания рабочей смены. 22-00
Шаг 3
- Подметаем пол на нашем рабочем месте. Если на полу есть следы грязи убираем их с помощью швабры
- Проверяем обрезки на рабочем столе за резаком, обрезки в аппарате Kodak 7000 или Kodak 6850. при наличии выкидываем их.
- Убираем выставочную продукцию (кружки, футболки, фотографии на столе), если есть - накрываем стенды пластиковыми чехлами (приложить фото)
- Делаем ревизию всех расходных материалов и товаров, записываем в чат пополнение запасов заявку на пополнение.
- В 21: 40 Проверяем принтеры Epson L805 и Epson L1300 на отсутствие краски и выключаем их. Если краски недостаточно - заправляем их.
- В 21:45 выключаем телевизор, рекламные мониторы, второй вспомогательный компьютер.
- В 21:55 выключаем освещение на островке и подсветку вывески.
- Ставим на зарядку аппарат для эквайринга, не забываем выключить кассовый аппарат
- Если во время подготовки к закрытию кто-то из клиентов приходил с заказом пробиваем его, после чего вносим корректировки в наши отчеты по наличке и картам после того как все данные полностью сходятся - распечатываем Z-отчет о закрытии смены в УЦ.
- Если мусорный пакет переполнен - связываем его горловину и кладем с внешней стороны островка. Не забываем вложить новый пакет в ведро для отходов.
- В 22:00 проверяем, что все дверцы заперты на ключ. Рабочий монитор выключен(сам компьютер оставляем включенным). Ключ от главной дверцы спрятан в сейф.
Чек с X-отчетом будет выглядеть так:
Для нас важно чтобы сумма наличных денег пришедших за сегодня минус сумма возвратов за сегодня (если они были) совпала с той суммой которая есть на данный момент в кассе.
Внимание! Если были возвраты НЕ в день продаж (т.е. продали товар вчера, а его вернули сегодня), то итоговая сумма должна быть меньше на сумму этого возврата.
А так же нужно такую сумму возврата записать отдельной строкой в акте передачи денежных средств. Например: Возврат на сумму 390 руб по заказу №13654, чек номер №3246212
Отчеты по платежам по карте считаются отдельно, поэтому нужно так же посчитать сумму прихода минус сумму возвратов (если они были) и сверить результат с выборкой в Умных цифрах по платежам по карте
Как сделать выборку в Умных цифрах по платежам по карте?
Для это в журнале заказов нужно выставить следующие параметры:
- Период (НП - сегодня, КП: - сегодня)
- Приемщик - Вы
- Оплата тип: Карта
- Оплата размер: Полностью
- Склад - абревиатура вашей точки (3-Д)
Далее внизу столбца Всего(Р) у вас отобразится сумма всех платежей по карте за сегодня которые вы оформили:
Шаг 3
Если суммы не сходятся, тогда может быть несколько вариантов:
- Фактически денег больше чем в Х - отчете. Значит Что-то не пробито, вспоминайте, но не выдумывайте. Не нашли, скажите Уполномоченному лицу.
- Фактически денег меньше чем в Х - отчете. Дали неправильную сдачу, не взяли деньги за услуги, мошенники и тд. Обязательно сообщить Уполномоченному лицу. Написать объяснительную и компенсировать недостачу. (Еще можно проверить, не просумировали ли вы суммы по безналу и наличные)!
Если все суммы сходятся, то отлично - можно распечатать Z-отчет. Этот отчет уходит в налоговую для учета, поэтому перед его отправкой суммы должны совпадать.